This is the privacy policy of the Practice for Gingko Psychotherapy and Counselling in Den Dolder. The purpose of this policy is to explicitly inform my clients which data I store in the client file and what I do with it.
Practice Guidelines
To clarify some of my basic expectations and responsibilities about our contract, when we first meet, I will supply an information sheet about all these aspects of my practice. At any time, you are welcome to discuss with me any of the below procedures that you may be concerned or feel unclear about for any reason. I will ask you to read and sign a copy for my records together with the consent for me to keep your personal information.
Confidentiality
Confidentiality is an essential part of all counselling and psychotherapy. It underpins the client’s sense of safety and trust and contributes to making the therapeutic relationship different from any other. The Gingko Leaf holds all records securely and will ensure confidentiality in the treatment of any information held about clients. All information recorded and held is solely for the purpose of maintaining effective therapeutic treatment.
When you contact me, whether by phone, post, through the website or by email, I collect the data you have given to me in order to reply with the information you need. I record your request and my reply in order to increase the efficiency. All calls, voicemail messages, emails and correspondence are treated in the strictest of confidence and records destroyed in a manner that preserves your confidentiality.
All information will be kept confidential unless the client and therapist agree to discuss something with a third party. Where appropriate a consent form will be provided. The only reasons for breaking confidentiality would be in the event that the therapist believes that your life was at risk, if another person’s life was at risk or if the therapist was liable to civil or criminal court proceedings – if the information was not disclosed. If at all possible these matters would be discussed beforehand.
What data does Gingko Leaf hold and why?
The Gingko Leaf holds all records and personal contact details securely and will ensure confidentiality in the treatment of any information held about its clients, in line with the Code of Ethics of the NVGAT. All information recorded and held is solely for the purpose of maintaining effective therapeutic treatment.
I hold the contact data from your initial assessment sheet, on paper, so that I can contact you. I record information about what you tell me in our sessions depending on the protocol we are using. Often only brief notes are recorded as an ‘aide memoire’ so that I can review the course of your therapy as time progresses. I record the number of sessions you have and the payments you make for accounting purposes. None of these records involve your full name or other details, the data is encoded so you will not be personally identifiable.
I will discuss with you how you like to be contacted, and it is important that while you remain a client you notify me if any of these details change. In the event of my being unable to contact you (eg. through sudden incapacity) a trusted person has access to my client list and will contact you directly. This is also a professional requirement.
How is information stored?
Most session notes are held on paper and kept locked securely when not in use. Data held electronically is on a personal computer and stored locally in a password protected account. Phone contact details are held on a password protected work phone.
Appointments are recorded on paper in my diary, and data about the number of sessions and the payments you make electronically. Your records are held for as long as is necessary for the purpose for which they were collected.
Privacy regarding the healthcare bill/invoice. The healthcare invoice you receive may contain the information requested by the healthcare insurer (if applicable), so that you can claim this invoice from your healthcare insurer (if applicable). Your name, address and place of residence, your date of birth, the date of treatment, a short description of the treatment, in which “gestalt therapy” is mentioned and the costs of the consultation are included.
Access
Clients can access their records by making a verbal or written request. Clients agreement and consent will be sought for the purpose of communication related to their therapy arrangement. If I experience any data breaches, I will inform you as soon as possible.
My privacy policy has been compiled so as to comply with the laws of the legal jurisdictions in the Netherlands and the European Union (GDPR 2016). If you think it fails to satisfy any of these laws, I should like to hear from you.
—————————————————————————————————-
Richtlijnen met betrekking tot het waarborgen van u privacy
In ons eerste gesprek zal ik een toelichting overhandigen met informatie over de verwachtingen en verantwoordelijkheden op basis waarvan ik met u het contact aanga. Behalve de gangbare procedures met behulp waarvan ik te werk ga, is het beschermen van uw privacy daar een belangrijk onderdeel van.
U kunt ten allen tijd met mij een van de onderstaande procedures bespreken waar over u zich zorgen maakt of waarover bij u om welke reden dan ook onduidelijkheid bestaat.
Voor mijn administratie zal ik u vragen om een kopie van deze richtlijnen te lezen en te ondertekenen. Die zal ik bewaren tesamen met uw schriftelijke toestemming en uw persoonlijke gegevens.
Vertrouwelijkheid is een essentieel onderdeel van alle counseling en psychotherapie. Het ondersteunt het gevoel van veiligheid en vertrouwen van de cliënt en draagt bij aan het specifieke karakter van de therapeutische relatie. De praktijk van The Gingko Leaf bewaart alle gegevens zorgvuldig en draagt zorg dat met alle informatie over de behandeling van clienten vertrouwelijk wordt omgegaan. Alle geregistreerde en bewaarde informatie is uitsluitend bedoeld ter ondersteuning van een effectieve therapeutische behandeling.
Wanneer u contact met mij opneemt, telefonisch, per post, via de website of per e-mail, verzamel ik de gegevens die u mij verstrekt om u te antwoorden met de informatie die u nodig heeft. Ik noteer uw verzoek en mijn antwoord daarop om de efficiëntie te verhogen.
Nogmaals, alle oproepen, voicemailberichten, e-mails en correspondentie worden strikt vertrouwelijk behandeld en worden na afloop van ons contact geanonimiseerd vernietigd.
In principe wordt alle informatie vertrouwelijk behandeld, tenzij cliënt en therapeut afspreken iets met een derde te bespreken. Waar nodig wordt een toestemmingsformulier verstrekt. De enige reden om de vertrouwelijkheid te verbreken is als de therapeut van mening is dat uw leven in gevaar loopt, of als het leven van iemand anders in gevaar is of dat de therapeut aansprakelijk wordt gesteld in een civiele of strafrechtelijke procedure waarbij de informatie niet openbaar is gemaakt. Indien de omstandigheden het toelaten worden deze zaken echter vooraf met de client besproken.
The Gingko Leaf bewaart alle dossiers en persoonlijke contactgegevens veilig en zal vertrouwelijkheid garanderen bij de behandeling van alle informatie over haar klanten, in overeenstemming met de Ethische Code van de NVGAT. Alle geregistreerde en bewaarde informatie is uitsluitend en alleen bedoeld om een effectieve therapeutische behandeling te behouden.
Ik bewaar de contactgegevens van uw eerste beoordelingsformulier op papier, zodat ik contact met u kan opnemen. Ik neem informatie op over wat je me vertelt in onze sessies.
Vaak worden alleen korte notities opgenomen als een ‘aide memoire’, zodat ik het verloop van uw therapie kan bekijken naarmate de tijd verstrijkt.
Ik noteer het aantal sessies dat u heeft en de betalingen die u doet voor boekhoudkundige doeleinden.
Geen van deze records bevat uw volledige naam of andere details, de gegevens zijn gecodeerd zodat u niet persoonlijk identificeerbaar bent. Ik zal met u bespreken op welke manier ik het beste contact met u kan opnemen/onderhouden. Het is belangrijk dat u, terwijl u klant blijft, mij op de hoogte houdt als een van deze details verandert.
In het geval dat ik geen contact met u kan opnemen (bijv. door plotseling ongeval) heeft een vertrouwde persoon toegang tot mijn klantenlijst en neemt rechtstreeks contact met u op. Dit is ook een professionele vereiste.
Hoe wordt informatie opgeslagen? De meeste sessienotities worden op papier bewaard en veilig vergrendeld wanneer ze niet worden gebruikt. Gegevens die elektronisch worden bewaard, bevinden zich op een pc en worden lokaal opgeslagen in een met een wachtwoord beveiligd account. Telefooncontactdetails worden bewaard op een met een wachtwoord beveiligde telefoon. Afspraken worden op papier vastgelegd in mijn agenda en gegevens over het aantal sessies en de betalingen die je elektronisch doet. Uw gegevens worden bewaard zolang als nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
Privacy mbt de zorgfactuur/factuur. De zorgfactuur die u ontvangt, kan de door de zorgverzekeraar gewenste informatie bevatten (indien van toepassing), zodat u deze factuur kunt aanbieden/opvragen bij uw zorgverzekeraar (indien van toepassing). Uw naam, adres en woonplaats, uw geboortedatum, de datum van behandeling, een korte beschrijving van de behandeling, waarin “gestalttherapie” wordt genoemd en de kosten van het consult zijn inbegrepen.
Toegang? Klanten hebben toegang tot hun administratie door een mondeling of schriftelijk verzoek in te dienen. Cliënten worden om toestemming gevraagd voor de communicatie met betrekking tot hun therapieregeling. Als ik datalekken ervaar, zal ik je daar zo snel mogelijk over informeren.
Mijn privacybeleid is opgesteld om te voldoen aan de wetten van de rechtsgebieden in Nederland en de Europese Unie (AVG 2016). Als u denkt dat het niet aan een van deze wetten voldoet, dan verneem ik dat graag van u.